仕事における時間の節約方法10個

時間の節約は魅力的なテーマですよね。

特に仕事において有効に時間が使えて節約出来れば、早く帰宅したり、自分の時間がより多く持てたりと嬉しいことづくしです。

今回は仕事にしぼった時間の節約方法をご紹介していきます。

 

Todoリストを作る

頭の中だけで仕事の段取りをするのは、どうしたってヌケが発生しやすいです。

頭だけで仕事をしようとせず、紙やスマホのメモにリストを作ると思わぬ効果が得られます。どんなに頭の良い人でも、頭の中だけより紙に書き出した方がわかりやすいし忘れにくいに決まってます。

今まで頭の中だけで段取りが出来ていた人も、書き出してみることで初めて得られる効果があるのでやってみるべきです。紙に書き出したことで今まで気づかなかった事に気付けたりするもんですよ。

「リストを作ろうが、何となく手当たり次第やろうが結果は同じだから」ともしかしたら思われるかもしれませんが、それは間違い。やる事をリスト化し可視化する事に意味があります。私の感覚で言えば脳が目的達成モードになります。

「えーと、次はなんだっけ」とか考えてるのも思いのほか時間を使うんですよ。一日合計するとそれなりです。時間を使うだけでなく、それにより集中が途切れた結果、作業効率が下がって仕事に要する時間が増えてしまうという側面もあります。

パソコンに貼ったり、本立ての様な物に置くなどして、一瞬視線を動かすだけでリストが見えるようにしておくのがポイント。いつでも今日一日の仕事が確認できて便利です。

やる事はリスト化してハッキリさせておいて時間を有効に使い、5分の休憩などもしっかり取る。

そして仕事への切り替えも瞬時に行う。毎日山積みの仕事を短時間で終わらせるために大事な事です。

それに、ミスも減るし、一瞬リストを見るだけでやるべき事がわかるから頭が混乱しません。

リスト化は時短に欠かせないテクニックです。しかも紙に書き出すだけで特別な道具もいらないし、今日から誰でも出来ます。

こういう単純なことをバカにせずやってみることが大事だと思うんですよね。色んなテクニックが叫ばれて、人によって合う合わないはあるでしょう。すぐ試せるものは試してみて、合うものだけ取り入れていけば良いと思います。

 

日本は労働時間が長い事で世界的に有名です。働き過ぎの国民だと。

それで成果もその分多いなら良いですが、実はそうでないらしいのです。つまり、世界のビジネスパーソンに比べて効率が悪いという、格好悪い結果になっているのです。

雑誌のプレジデントの記事にあったのですが、他の国の仕事が出来るビジネスパーソンは、仕事の始まりに今日やる事のリストを作る人が日本のビジネスマンに比べ多いのだそう。

Todoリストを作る事が必要なワザであることの証明ですね。

終わったものは消しゴムで消すより、線を引くか印をつけるのがオススメ。あとで見て達成感を味わえて楽しくなります。

小さな達成感はストレス軽減とやる気の継続において重要な要素です。これは何となく実感ありますよね。

仕事や家事でも、脳に快感を与えながらを進めるのが、疲れにくく、やる気を減退させないコツです。

 

メモの一元管理

メモに絡めんだ事をもう一つ。

メモ帳は1か所だけにするという事です。

メモが複数の場所にあるとわけがわからず、優先順位もつけられません。

  • 手帳
  • パソコン・スマホ

このどちらかでしょう。最近ではパソコンとスマホで同じメモ帳を利用できるアプリもあり便利です。他の人と共有出来たりもしますね。

仕事はパソコンでもメモだけは手帳という方も結構います。何かしらメリットがあるようです。私は字を書くのがめっきり苦手になりもっぱらパソコン・スマホですが。

 

仕事は前半が勝負

力をそそぐべ仕事なるべく1日の前半に持って来るのがおすすめです。

メンタリストのDaigoさんいわく、人間が本当に集中できるのは1日の中で3、4時間。ならば、一日の中で一番パワーが満タンに近い午前中が最適でしょう。

大変な事が早く終わるとその後が楽です。プレッシャーを感じながら1日の大半を過ごすより、早めに大仕事を片づけて前のめりで過ごせる方が低ストレスで効率も上がるでしょうし。

これが習慣化するとだんだん仕事が出来る人になっていきます。私はそう感じてます。

 

嫌なことを早く終わらす

1つ前の項目と重複する部分がありますが、イヤな事ほど早く終わらせるのがオススメです。

イヤだな~、やりたくないな~、などと思ってる時間をなるべく短くしたいのです。ストレス軽減です。

朝一から嫌な仕事に取り組めない時は、簡単な事を幾つかこなしてはずみをつける。それから取り掛かりましょう。少しは気が楽です。

 

メールチェックはタイミングを決めて

朝一にメールチェックすると一日のパフォーマンスが下がるという研究結果があるそうです。

メールは自分以外の人間からのメッセージの集まり。見たら気になることが出てきて、確かに仕事に影響が出ても不思議はない気がします。

お昼休憩前と夕方など、一日2、3回などだけにするのが良いと思います。

 

人に任せる

自分がやれば一番安心ですが、人に任せられることって結構あると思います。世話焼きさんやバリバリ何でもこなしちゃうタイプの人は要注意。

裏を返せば、人に任せるのが苦手なタイプと言えるかもしれません。頼んでみたら違う結果が返ってきた。相手がミスをした。なんてこともあるかもしれませんが、ある程度は仕方なし。何度か頼んでるうちにそういう事はなくなって行くハズです。

人に任せられる仕事内容で、その仕事を出来そうな人がいるなら、思い切って試してみてはいかがでしょうか。ポイントはこんな感じ。

  • 具体的で明確な指示出し
  • 疑問点は予測して詳しく補足
  • おさらいで再説明

 

説明の仕方は気を付けましょう。

仕事を頼んで上手く行かない原因は主に以下の3つではないかと思います。

  1. 説明が悪かった
  2. 受け手が誤解した
  3. 仕事の能力がなかった

3番目が原因と思いがちですが、ほとんどの場合は違うと思います。第一、それなら仕事を頼む人選びを間違えたこちらにも責任があります。

あくまで私の考えですが、説明は相手にプレッシャーを与える言い方にならないよう言葉を選びつつ、明確で具体的な表現で伝えるようにすべきと思います。

プレッシャーはパフォーマンスを低下させますし、余計なストレスを与えたくありません。ストレスは職場をダメにする致命的な要因だと思ってます。

自分も相手も社会人ですが、日常会話ですら誤解が生じるのですから、仕事中の会話も出来る限り簡潔で、わかりやすい表現を使うべきです。むしろ、わかりやすく伝えるのは非常に重要な仕事スキルだと思います。

 

電話を最短で終わらせる

電話を早く終わらせるための6つのコツです。

  1. クッション言葉を入れる
  2. お礼の言葉を述べる
  3. 丁寧で明るい声色で話す
  4. なるべく早く本題に持って行く
  5. 配慮の言葉を入れて確認
  6. 決まり文句で電話を切る

電話というものは油断するとかなり時間を奪われるので要注意です。

早く電話を切りたいと思われない様に、なるべく早く要件を済ませる方法はないものかと試行錯誤し、たどり着いたのがこれです。

この内容は短文では説明が難しいので、以下の記事をご覧頂ければと思います。

 

スキマ時間が出来たらやる事を決めて持ち歩く

時間の話になるとスキマ時間の有効活用についてよく言われます。

確かにスキマ時間を無駄にしない事は時間の節約において大きな意味がありますが、重要なのはその手法。ただスキマ時間は細切れなので、ただ使おうと叫んでも実際に落とし込めません。使い方に工夫がいります。

スキマ時間に行えることの中からその日行うことを選んでおく必要があります。毎日同じでも構いません。ポイントは以下。

  • 短い時間でもすぐ取り掛かれる
  • 持ち歩ける

こういう仕事・作業を持ち歩いてスキマ時間が出来たらすぐ取り掛かれるようにしておくと、一日終わった頃には数十分仕事が前に進んでいる筈です。

 

記憶力を上げる

記憶力が上がったらいいですよね。

何でもかんでも覚えるのは無理ですが、ちょっとした事が覚えられるようにはなれるみたいです。

  • 数秒間持っておく
  • 覚えたいことを貼っておく

脳をパワーアップさせるには時間がかかりそうですが、この2つならすぐに使えると思います。

 

1つめは記憶したい物を頭の中に「数秒間持っておく」という方法です。

何となくネットを見ていた時に偶然見かけた個人ブログの一文です。

たとえば覚えたい物が、「玉ねぎスライスに含まれる硫化アリルが血液をさらさらにする」という内容だとしたら、頭の中に数秒間とどめておくのです。他のことは考えないようにします。

すると一時的に記憶に残ります。

数時間たったら、もう一度また同じことをします。「玉ねぎスライスに含まれる硫化アリルという成分が入っててそれが血液をサラサラにする」ということを頭に数秒間思い浮かべておきます。

これを繰り返すうちに、だんだんと長期記憶として定着していく、というものです。

これは私も実感してます。

 

2つめは目に入る所に貼っておいて何度も見る方法です。昔からよく言われてますが、有効です。

付箋にメモしてパソコンや机に貼っておくのが良いです。何度も調べ直す手間が省けるし、そのうち覚えます。

何度も見るので苦労なくいつの間にか覚えます。

 

睡眠はちゃんととる

やっぱり睡眠は大事です。

これ自体が時間の節約そのものではないですが、全ての効率を下げるしストレスも上がってしまうので、最後に加えました。

時間が足りない時に一時的に睡眠を削るのは良いかもしれませんが、続くとマイナスになると感じます。

睡眠時間は個人差がありますが、長期的に考えたら、6時間以上の睡眠時間が欲しいところです。健康の面から言うと6時間でも不十分みたいですが、とりあえずの最低ラインだと思います。

時間の節約を考えるにしても、極力睡眠時間には手を付けないようにしましょう。やるとしても長期になると多分逆効果です。

努力すべきは、寝つきがよくなるようにする事と、睡眠の質の向上です。

寝る前に体が興奮するようなこと(ハラハラする映画を見る、イライラした事を思い出す、誰かと電話で話すなど)や、体温が上がるようなこと(運動など)をしない方が良いみたいです。

 

まとめ

仕事に関わる時間の節約方法をまとめました。

基本的にすべて私がやっている事、過去にやっていた事です。

仕事に1日のほとんどの時間が奪われて、このままではまずいと思って出会う方法を次から次へと試していく中でいつの間にか身についていたという感じです。自分でまとめてみてそれなりの数になったな~と思いました。

全てがお役に立つかはわかりませんが、抵抗のない物から試してみると良いと思います。

 

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