電話を可能な限り最短で切って時間を節約するための6つの手順

オフィスの廊下で携帯電話を片手に持ち考え事をする男性

電話もたまになら良いのですが、忙しい中で頻繁にかける必要があると、1回の電話をなるべく手短に済ませたいもの。

私は電話を多く使ったり、電話ばっかりする仕事に就いていた経験から、電話を手短にすることにかけては人よりかなり工夫してきた方です。

そんな中で身につけたTELを手短にする方法を4つご紹介します。

電話を短く抑える6つの方法

電話の時間を時短するために必要な手順は以下の6つです。

  1. クッション言葉を入れる
  2. お礼の言葉を述べる
  3. 丁寧で明るい声色で話す
  4. なるべく早く本題に持って行く
  5. 配慮と確認の言葉
  6. 決まり文句で電話を切る

1つずつご説明します。

好印象を与える

外でスーツ姿で取引先と電話をする若い男性の上半身

1、2、3はどれも相手に好印象を与えるための手順なのでまとめてご説明します。

電話を最短で終えるためには、早く本題に向かいたいのですが、その前に1つ準備です。

先に好印象を相手に与えておくこと。これが何よりも重要です。

電話でのやり取り全体に影響を与えます。

好印象を与えておくことで、電話の主導権を握りやすくなります。その結果、早く本題へ持っていったり、電話切るタイミングを示すことがやりやすくなるんです。

電話の内容の言葉・文章よりも、声色とか笑声(笑顔で話しているような声のこと)の方が重要。こちらの方が断然相手の印象に大きく関わります。

私は以前パソコンのコールセンターで働いてましたが、時折接客についての教育が行われており、何度も言われたことです。実際私も長くいたのでクレーム対応などもやってましたが、非常に重要だと実感してます。

わりと言いにくい事をズバッといった時も、相手に抱いてもらっている好印象のおかげで納得してもらえたりします。

そして、誰でも使える、最初から好印象を1つ積み重ねる方法があります。

相手が電話に出て名乗ってくれた後、「今お電話大丈夫でしょうか」とまずは配慮の言葉を言うことです。こういう、好印象を与えてくれる一言確認の言葉を、クッション言葉と呼んだりします。これは広く色んな業界で使われます。

ほとんどの場合、相手は「はい、大丈夫です」と言うので、そしたら話し始めるようにします。

たったこれでけですが、言われた側の印象はかなり変わります。

電話に出たんだからほとんどの場合は大丈夫なんでしょうけど、あえてこの一言を入れることで丁寧な人という印象を与え、ぶっきらぼうな感じはなくなります。

いきなり要件に入ると、相手がお客さんや目上の人の場合、少し失礼と言うか、やぶからぼうに、いきなり自分の要件だけを伝えたいような、自分本位な印象を与えかねません。

ビジネスの場ではこの一言は常識みたいな物ですね。なので言わないと逆に失礼な印象を与える可能性もあるので気を付けましょう。

この一言を入れるだけで全然印象が変わるので、今までやってなかったのなら、やることをオススメします。

電話を掛ける際は以下の2つを行いましょう。

 

そして、本題を切り出すのが唐突に思われる時は、相手を良い気分にさせる話題を1つ述べてからにするとスムーズになります。

例えば、定期的に取引がある方なら、

  • 「前回の〇〇のときはありがとうございました」
  • 「この前の〇〇、おかげ様で上手く行きましたよ!」

などです。

もっとフランクな関係なら、「この前のあれありがとうね。おかげで〇〇できたよ」とかで良いでしょう。

何か、相手の能力や行為に対する感謝を述べれば良いのです。特に具体的な出来事がないなら、「いつもありがとうございます。おかげ様で〇〇が問題なく進んでます」とか、何かしら思いつくことがある筈です。

こういう相手を持ち上げる話は、会話をスムーズに進める潤滑剤になります。こちらも少し話をする事で、口の準備運動になって会話のテンポがよくなります。持ち上げ過ぎはワザとらしくなるので注意です。相手が謙遜することなく、すんなり「そうですか、良かったです」と言えるくらいの内容が適切でしょう。もちろん、物凄く感謝すべき大きな恩恵を受けたなら、その時は思い切りお礼を述べるべきです。

まとめます。

  • 感じの良い口調、声色で話す
  • クッション言葉を言う
  • 本題に入る前にお礼の言葉などを述べる

 

早く本題に入る

外の階段を駆け上がるスーツを来た男性の後ろ姿

ちょっと用事があって電話したのに、何かのきっかけで話がそれて、愛想笑いを返したつもりが相手がのっちゃっていつの間にか長電話、なんてことはよくあります。

そんなことを避けるためには、目的の話へ少しでも早く持っていくことです。私がどうやってるのかというと、多少強引な感じがあっても、以下のフレーズを使って話を切り替えます。

  • ところで〇〇さん、
  • 今日お電話したのは・・・
  • ほかでもないんですが・・・

などなど。

最初に少し世間話など、余計な話が入っても良いのですが、本題に入るタイミングを虎視眈々と狙っておきます。それが声色に表れないように気を付けながら。

もしそれが難しいというか、いきなり要件に入るのが失礼っぽい場合もありますよね。前回会った時のお礼などを一言述べたりしてから、本題に入ります。

こういう時のために、上で話した好印象を先に与えておくことも効いてきます。先に好印象を与えておけば、人間は少々のことは許してくれるものです。

 

決まり文句で電話を切る

目的の話が終わったらあとは電話を切ることです。

これは比較的簡単です。決まり文句を使って、電話を切るタイミングだと相手に認識させるだけ。電話を終える時の決まり文句は使いやすいフレーズがたくさんあります。

私がよく使ってたのは「では、そういうことで、よろしくお願いします」というフレーズです。

これを言うと、相手も条件反射みたいに、「お、電話を切るタイミングだ」みたいになるようで「あ、はいはい、ではそういう事で。じゃあまた今度!」とか言って電話を切ろうとしてくれます。

不思議なんですが、ほぼ全てこれで上手くいきます。何なんでしょうねこれ(笑)。日本人の文化ですかね。

 

配慮のと確認の言葉

本題が終わって、あとは電話を切るだけだとなったら、何か疑問点はないか、確認したい事はないかなどの配慮と確認を促すひとことを言いましょう。

最後の仕上げを慎重に行いましょう。

要件が終わった途端に「では、そういことで・・・」と言うといかにも切ろうとしていると思われるかもしれません。だからワンクッション何か挟みたいんですが、ここで世間話を始めるのも微妙です。

私がよく使ってたのは、すごく小さなことを2つの事を行うというもの。

用件を離し終えたら2、3秒待ってみます。

一瞬こちらはだまって、相手から質問や意見とか、何か話したいことがないか待ってみるんです。あまり長いと沈黙となって気まずいムードになってしまいます。

相手が何か話したいことを心にため込んだまま電話を終えてしまうと、相手はスッキリしません。その結果、悪印象が残ってしまいます。なのでなるべく相手をスッキリさせて終話することを心掛けましょう。

その後、「何かご質問や気になる点はなかったでしょうか?」とか「また何かあればご連絡ください」などと一言入れます。

これをする事で、

  • 配慮や丁寧さがある印象を与える
  • 相手が聞きたいことなどあった場合に言いやすい

というメリットがあります。

ここまでやった上で、「では、そういうことで・・・」と電話を切るフレーズに入れば、だいたい問題なく電話が切れる筈です。

 

電話を切り急がないことは大切です。

早く電話を切りたいのは山々ですが、あえて丁寧な様子をうかがわせることで切りやすくなります。不用意に電話がグダグダ続くことの防止にもなります。

早く切りたい気持ちが言葉に出たり、雰囲気で伝わってしまうと悪印象を与えます。

「この人はやく電話を終わらせたいのかな」と思われ、せっかくそれまで好印象を与えていたとしても、全てがウソのように感じられてしまうのです。だから要注意です。

 

まとめ

ポイントをおさらいしておきます。

  • 今話しても大丈夫かたずねる
  • 丁寧で明るい口調・声色で話す
  • 相手へのお礼などを述べる(状況次第で省略可)
  • できる限り早く本題に入る
  • 配慮の一言を入れる
  • 決まり文句で電話を終える

最初は面倒くさく感じられ、逆に電話が延びるのではと思うかもしれませんが、それは一時的なもの。何回も行う電話の中でこれを心がけていれば、全体としては短縮される筈です。取引相手やお客さんとのコミュニケーションも円滑になり、やりとり上手く運びやすくなる効果もあります。

これで電話はバッチリです。

今回ご紹介したのは、私が仕事をする中で長い期間悩んでたどり着き、実際に効果を感じた方法です。よかったら使ってみてください。